Datenschutzhinweise zum KI-Assistenten

Was ist der KI-Assistent?

Der KI-Assistent ist ein automatisierter Telefonassistent der Greimel IT-Systemhaus GmbH. Er wird eingesetzt, wenn alle Supportleitungen belegt sind, und nimmt Supportanliegen telefonisch entgegen.

Der KI-Assistent ist unter der Supportnummer 08081/9318-93 erreichbar, wenn keine persönliche Annahme möglich ist.

Wann spreche ich mit dem KI-Assistenten?

Sie sprechen mit dem KI-Assistenten, wenn alle Leitungen im Support belegt sind. Der KI-Assistent dient in diesem Fall als Anrufbeantworter und nimmt die wichtigsten Informationen zu Ihrem Anliegen auf.

Werde ich darauf hingewiesen, dass ich mit KI spreche?

Ja. Zu Beginn des Gesprächs weist der KI-Assistent darauf hin, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt. Der Hinweis lautet: „Hallo, ich bin der neue KI-Assistent und unterstütze unser Support-Team. Wie kann ich helfen?“

Welche Daten verarbeitet der KI-Assistent?

Der KI-Assistent verarbeitet insbesondere:

Ihre Telefonnummer
Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs
den Gesprächsinhalt als Transkript
Informationen zu Ihrem Supportanliegen
Name, Firma, Ansprechpartner und Rückrufinformationen, soweit Sie diese im Gespräch nennen
eine KI-erstellte Zusammenfassung des Supportanliegens
technische Metadaten zur Verarbeitung, z. B. Nutzungs- und Systemereignisse

Wir das Gespräch aufgezeichnet?

Nein, es werden keine Audioaufzeichnungen erstellt.

Wie wird aus dem Gespräch ein Ticket?

Der KI-Assistent erstellt aus dem Gespräch eine Zusammenfassung des Supportanliegens. Diese Zusammenfassung wird per E-Mail an das interne System übermittelt und anschließend in das Ticketsystem übernommen. Die weitere Bearbeitung erfolgt wie bei anderen Supporttickets durch das Support-Team.

Wie lange werden die Daten beim KI-Assistenten gespeichert?

Die beim KI-Assistenten gespeicherten Gesprächsdaten werden für 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Das betrifft insbesondere Transkripte, technische Ereignisse, Nutzungsdaten und Ticket-Metadaten im KI-Assistenten-System. Die ins Ticketsystem übernommenen Ticketdaten werden dort wie andere Supporttickets behandelt und nach den dort geltenden Aufbewahrungs- und Löschregeln gespeichert.

Welche Anbieter werden eingesetzt?

Für den Betrieb des KI-Assistenten werden folgende Dienstleister eingesetzt:

Twilio für Telefonie und Sprachübertragung
Google für KI-Verarbeitung
Soniox für Spracherkennung
ElevenLabs für Sprachausgabe

Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Werden meine Daten in Europa verarbeitet?

Wir betreiben den KI-Assistenten so, dass die Gesprächsdaten möglichst in Europa verarbeitet werden. Dafür nutzen wir bei den eingesetzten Diensten europäische Regionen und Endpunkte, soweit diese verfügbar sind. Einige Anbieter haben ihren Sitz außerhalb Europas oder nutzen internationale Infrastruktur. Deshalb kann es in einzelnen Fällen vorkommen, dass bestimmte technische Daten auch außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, zum Beispiel für Betrieb, Sicherheit oder Support.

Für diese Fälle bestehen die erforderlichen Datenschutzverträge und Schutzmaßnahmen.

Werden meine Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Die über den KI-Assistenten verarbeiteten Gesprächsdaten werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet. Dies ist vertraglich abgesichert.

Kann ich statt des KI-Assistenten direkt einen Menschen verlangen?

Der KI-Assistent wird nur eingesetzt, wenn alle Supportleitungen belegt sind. Eine direkte Weiterleitung aus dem KI-Gespräch heraus ist derzeit nicht vorgesehen. Sie können erneut anrufen oder auf die Bearbeitung des durch den KI-Assistenten erfassten Supporttickets warten.

Welche Daten sollte ich nicht nennen?

Bitte nennen Sie nur Informationen, die für die Bearbeitung Ihres Supportanliegens erforderlich sind. Bitte teilen Sie dem KI-Assistenten insbesondere keine Passwörter, Zahlungsdaten, besonders sensible Informationen oder vertraulichen Daten Dritter mit, sofern dies für die Bearbeitung nicht erforderlich ist.

Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Die Verarbeitung erfolgt zur Annahme und Bearbeitung von Supportanfragen. Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer zuverlässigen und strukturierten Annahme von Supportanliegen. Soweit die Anfrage der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient, kommt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht.

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich ist:

Greimel IT-Systemhaus GmbH
Martin Greimel, Lukas Herbst
Bahnhofstraße 17
84405 Dorfen
Telefon: 08081-9318-0
E-Mail: info@greimel.net

An wen kann ich mich bei Datenschutzfragen wenden?

Sie können sich an Greimel IT oder an den Datenschutzkontakt wenden:

Greimel IT-Systemhaus GmbH
E-Mail: info@greimel.net

ComFor-IT GmbH & Co. KG
Datenschutz
Bahnhofstraße 6
84405 Dorfen
Telefon: 08081-60499-50
E-Mail: datenschutz@comfor-it.de